Khi công ty thay đổi tên hoặc địa chỉ, việc xử lý hóa đơn đầu vào là một trong những vấn đề quan trọng cần được lưu ý để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và duy trì tính chính xác trong hoạt động kế toán. Hãy cùng ACC Đồng Nai tìm hiểu về Hướng dẫn xử lý hóa đơn đầu vào khi thay đổi tên, địa chỉ công ty thông qua bài viết dưới đây.
Hướng dẫn xử lý hóa đơn đầu vào khi thay đổi tên, địa chỉ công ty
Hóa đơn đầu vào, còn gọi là hóa đơn mua hàng, là chứng từ dùng để chứng minh nghiệp vụ mua hàng hóa và dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh, và duy trì hoạt động của tổ chức.
2. Hướng dẫn xử lý hóa đơn đầu vào khi thay đổi tên, địa chỉ công ty
Hóa đơn thay đổi tên công ty nhưng không thay đổi mã số thuế
Trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi tên nhưng không thay đổi địa chỉ và mã số thuế, khoản 2, Điều 8 của Thông tư số 153/2010/TT-BTC đã đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau:
Tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh khi đặt in hóa đơn phải in sẵn tên và mã số thuế vào mục “tên, mã số thuế người bán” trên tờ hóa đơn. Đối với những số hóa đơn đã đặt in nhưng chưa sử dụng hết và có in sẵn địa chỉ, để tiếp tục sử dụng các hóa đơn này khi có sự thay đổi địa chỉ, tổ chức và cá nhân cần thực hiện việc đóng dấu địa chỉ mới vào bên cạnh mục địa chỉ đã in sẵn trên hóa đơn.
Theo hướng dẫn nêu trên, nếu doanh nghiệp thay đổi tên nhưng không thay đổi mã số thuế và địa chỉ, thì sẽ được áp dụng tương tự như trường hợp thay đổi địa chỉ theo Thông tư số 153/2010/TT-BTC. Cụ thể, tổ chức và đơn vị kinh doanh chỉ cần đóng dấu tên mới vào bên cạnh tiêu thức tên đã in sẵn là có thể tiếp tục sử dụng những hóa đơn đã đặt in. Các bước cần tiến hành đối với trường hợp này như sau:
Làm con dấu tên công ty mới và đóng vào mục tên cũ trên hóa đơn nếu có nhu cầu tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ.
Lập bảng thông báo về việc điều chỉnh thông tin trong nội dung hóa đơn, bao gồm nội dung thay đổi tên công ty, và gửi lên cơ quan quản lý thuế trực tiếp theo quy định của Thông tư số 39/2014/TT-BTC.
Sau khi hoàn tất các thủ tục này, doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng những hóa đơn đã thay đổi tên một cách hợp pháp.
Hóa đơn thay đổi tên công ty và cả mã số thuế, cơ quan thuế
Khi doanh nghiệp hoặc tổ chức thay đổi cả tên và mã số thuế, cơ quan thuế thường sẽ gặp hai tình huống sau: công ty muốn tiếp tục sử dụng những hóa đơn đã đặt in hoặc công ty không muốn sử dụng những hóa đơn đã được in sẵn.
Doanh nghiệp tiếp tục sử dụng những hóa đơn đã đặt in
Với trường hợp này, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
Gửi báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn cần thay đổi địa chỉ và tên công ty đến cơ quan quản lý thuế trực tiếp trước đó.
Tạo con dấu mới có đầy đủ tên và địa chỉ sau khi thay đổi, và đóng dấu vào bên cạnh mục địa chỉ đã được in sẵn trên hóa đơn.
Gửi Bảng kê khai hóa đơn chưa sử dụng theo mẫu BK01/AC căn cứ theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC.
Gửi thông báo điều chỉnh địa chỉ và tên công ty trên hóa đơn lên cơ quan quản lý thuế trực tiếp mới.
Sau khi hoàn thành các bước trên, doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn với thông tin đã được thay đổi.
Doanh nghiệp không muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn đã được in
Khi doanh nghiệp muốn ngừng sử dụng các hóa đơn đã được đặt in, tổ chức hoặc doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
Hủy các số hóa đơn GTGT chưa được sử dụng.
Thông báo kết quả hủy hóa đơn GTGT chưa sử dụng với cơ quan thuế trong vòng 30 ngày kể từ ngày thông báo.
Thực hiện thông báo phát hành hóa đơn GTGT mới với cơ quan thuế quản lý mới đã đăng ký.
Việc đổi tên doanh nghiệp thường đi kèm với nhiều thủ tục pháp lý. Trên đây là hướng dẫn xử lý các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn đầu vào và hóa đơn giá trị gia tăng nói chung. Hy vọng thông tin này sẽ hữu ích cho các doanh nghiệp.
3. Mọi người cùng hỏi
Việc đổi tên công ty có ảnh hưởng đến tính hợp lệ của các hóa đơn đầu vào đã phát hành trước đó không?
Việc đổi tên công ty không ảnh hưởng đến tính hợp lệ của các hóa đơn đầu vào đã phát hành trước đó, miễn là các hóa đơn này đã được ghi nhận và kê khai đúng theo quy định trước khi tên công ty thay đổi. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần thông báo và cập nhật thông tin mới cho cơ quan thuế để duy trì tính hợp lệ cho các hóa đơn tiếp theo.
Nếu chỉ thay đổi tên công ty nhưng không thay đổi mã số thuế và địa chỉ, doanh nghiệp cần làm gì với hóa đơn đầu vào?
Nếu chỉ thay đổi tên công ty nhưng không thay đổi mã số thuế và địa chỉ, doanh nghiệp cần:
Đóng dấu tên mới vào bên cạnh tiêu thức tên đã in sẵn trên hóa đơn đầu vào.
Thông báo điều chỉnh thông tin tên công ty với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi cả tên và mã số thuế, xử lý hóa đơn đầu vào chưa sử dụng như thế nào?
Nếu doanh nghiệp thay đổi cả tên và mã số thuế, cần:
Hủy các hóa đơn đầu vào chưa sử dụng theo quy định.
Thông báo kết quả hủy hóa đơn với cơ quan thuế trong vòng 30 ngày.
Phát hành hóa đơn mới với thông tin đã thay đổi và thông báo phát hành hóa đơn mới với cơ quan thuế quản lý mới.
Hy vọng qua bài viết, ACC Đồng Nai đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Hướng dẫn xử lý hóa đơn đầu vào khi thay đổi tên, địa chỉ công ty. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với ACC Đồng Nai nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.
